Tietosuojaseloste / Rovaniemen kaupungin etätyökilpailun rekisteri
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle, artikla 12 EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679, artiklat 13 ja 14
Julkaisu pvm 16.8.2021
1. Rekisterinpitäjä
Rovaniemen kaupungin viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalvelut / kaupunginhallitus. Etätyökilpailun rekisteri.
2. Rekisterin vastuuhenkilö
Heini-Tuuli Onnela
viestintä- ja markkinointijohtaja
puh. 040 503 9819
heini-tuuli.onnela@rovaniemi.fi
PL8216, 96101 Rovaniemi
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Johanna Tikkanen
tiedottaja
puh. 040 630 3627
johanna.tikkanen@rovaniemi.fi
PL8216, 96101 Rovaniemi
4. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Rovaniemen kaupungin tietosuojavastaava
Puhelin 016 3221 (vaihde)
Tietosuojavastaavien sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@rovaniemi.fi, Postiosoite: Tietosuojavastaava, PL 8216, 96101 Rovaniemi.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Rovaniemen kaupungin etätyökilpailuun osallistuneiden kesken valittavan voittajan palkinnon toimittamiseksi. Markkinointiluvan antaneille voidaan kohdentaa Rovaniemen kaupungin markkinointiviestintää.
TSA 6 arktikla: a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
6. Rekisterin tietosisältö, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteri sisältää kilpailuun osallistuvien nimet ja sähköpostiosoitteet sekä ammatin. Henkilötiedoiksi luettavat tiedot: nimi ja sähköpostiosoite.
7. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötietoja kerätään vapaaehtoisesti Rovaniemen kaupungin etätyökilpailuun osallistujalta eli henkilöltä itseltään.
8. Henkilötietojen luovutukset – henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle taholle paitsi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja käytetään kilpailun voittajan valitsemiseksi, voittajalle ilmoittamiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi. Markkinointiluvan antaneille voidaan kohdentaa Rovaniemen kaupungin markkinointiviestintää.
9. Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Tietojen säilytysajat
Kerätyt henkilötiedot markkinointiluvan antaneiden tietoja lukuun ottamatta tuhotaan palkinnon toimittamisen jälkeen, viimeistään 3 kk:n kuluessa toimituksesta. Markkinointiluvan antaneiden tiedot jäävät rekisteriin toistaiseksi, mikäli luvan antaja ei pyydä niitä erikseen poistamaan.
11. Tietojen suojauksen periaatteet
Asiakasta koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Rovaniemen kaupungin etätyökilpailuun osallistuvan henkilötiedot tallennetaan järjestelmään, joka ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille eikä käytä yksilöityjä tietoja.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Rovaniemen kaupungin sivulta:
https://www.rovaniemi.fi/Palvelut/Tietopyynnot
12. Rekisteröidyn tarkastusoikeus (artikla 15)
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista (artikla 16)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Muutosehdotukset tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (artikla 77)
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai oikeuksien toteuttamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen vastaus kieltäytymisen perusteesta. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki.
Tarkempi ohjeistus valituksen tekemiseen löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston internet-sivuilta https://tietosuoja.fi/etusivu
15. Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta (artikla 34)
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (17-22 artikla)
Suostumukseen perustuvan käsittelyn peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tulla unohdetuksi
Henkilöllä voi tietyissä poikkeustapauksissa olla oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua kaupungin rekisterissä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että
-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
-rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
-henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.
Oikeus käsittelyyn rajoittamiseen
Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeutta ei sovelleta Rovaniemen kaupungin henkilörekistereihin liittyen, koska henkilötietoja on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.